樊高峰：时间管理在物业项目经理工作中的运用
山东临沂安乔物业管理有限公司总经理 樊高峰
时间管理之——制定工作计划(10%)
管理者都知道“以结果为导向”这个理念，如何取得每一件工作的效果或成果，需要制定工作计划。计划就是根据实际情况，通过科学地预测、权衡客观的需要和主观的可能，提出在未来一定时期内要达到的目标，以及实现目标的途径，保证组织中各种活动有条不紊地进行。制定工作计划是时间管理中的第一步，这个需要占到整个时间管理的比例为10%，只有制定详细的工作计划，有了清晰的目标，才能有可能完成计划中要完成的工作。如何制定工作计划，要做到：
1.工作内容：做什么——工作目标、任务。计划应规定有在一定时间内所完成的目标、任务和应达到要求。任务和要求应该具体明确，有的还要定出数量、质量和时间要求。
2.工作方法：怎么做——采取措施、策略。要明确何时实现目标和完成任务，就必须制定出相应的措施和办法，这是实现计划的保证。措施和方法主要指达到既定目标需要采取什么手段，动员哪些力量与资源，创造什么条件，排除哪些困难等。总之，要根据客观条件，统筹安排，将“怎么做”写得明确具体，切实可行。特别是针对工作总结中存在问题的分析，拟定解决问题的方法。
3.工作分工：谁来做——工作负责。这是指执行计划的工作程序和时间安排。每项任务在完成过程中都有阶段性，而每个阶段又有许多环节，它们之间常常是互相交错的。因此，制定计划必须胸有全局，妥善安排，哪些先干，哪些后干，应合理安排。而在实施当中，又有轻重缓急之分，哪是重点，哪是一般，也应该明确。在时间安排上，要有总的时限，又要有每个阶段的时间要求，以及人力、物力的安排。这样，使有关单位和人员知道在一定的时间内，一定的条件下，把工作做到什么程度，以便争取主动，有条不紊地协调进行。
4、工作进度：什么时间做——完成期限。
时间管理之——制定规章制度(10%)
每一个企业都有厚厚的作业指导书，也有厚厚的奖惩文件，但真正使用制度管理的又有几家?人管人累死人，感情管人伤死人，只有制度管人才能管好人、管住人，这是笔者最为深刻的感悟。
这里提到的制定规章制度，不是公司原来作业文件中制定好的规章制度，而是针对工作计划要完成目标而制定的考核措施。完成了如何奖励，完成不了该如何考核，都要制定好，让每一个管理者和责任人都要有压力和抓手，这个也是完成工作计划的基础和保证，这个时间比例要占到整个管理的10%。
如笔者所在的公司，由于前两年管理一直不太规范，接手后针对现实，每一周出台相应的管理的文件和制度，如针对规范着装的，出台《关于加强着装的管理规定》;针对行为规范的，出台《关于加强行为规范管理的通知》;针对现场管控的，出台《关于作业现场QQ规范运行的管理规定》;针对收费目标的，出台《关于每周需完成收费目标的规定》等等，本意就是，项目上出现问题，就针对这个问题出台相应的管控制度，规避风险或错误的再次发生。
短短的三个月，共出台相应的管理制度50多项，劝退及辞退不合格员工11名，有效解决了工作混弄、效率低下、团队不团结、工作不饱和的现象，团队的士气和精神面貌也有了很大的改观，客户满意度也相继提高，收费也有原来的70%提高到现在的90%。
时间管理之——培训沟通(30%)
培训很贵，但不培训更贵;沟，才能通，通才顺，这是笔者管理的感悟。很多的项目经理为什么不会干?为什么干不好?为什么会焦头烂额、筋疲力尽?原因是没有做好沟通和培训。这两项工作在时间管理中约占30%的比重，可见培训和沟通的重要性。
原始的培训是作业指导书、案例、技能、流程和标准的说教，这是基础，日常工作中言行举止、行为规范的传教，是素养和素质，如果技能加素养都能达到规范和标准的话，培训就成功了。
前面说到制定工作计划，建立规章制度，接下来就要告知每一个责任人如何去做了。具体做法为：做什么(明确工作职责)，为什么做(明白工作的意义)，怎样做(做事的方法)，做到什么程度(工作标准)，从而实现计划、执行、检查、结果的闭环。
如何做到布置好工作?说明工作内容以及产生的影响落实到具体的责任人提出标准和要求提出工作的重点、难点及注意的事项交代好工作的方法和步骤说明检查的时间、考核事项及处罚细则。
沟通要向部队学习“四个知道，一个跟上”和“四个报告，一个知道”。意思是说，项目经理要知道员工在哪里、想什么、做什么、需要什么?思想工作要跟上。员工要做到及时向项目经理报告自己在哪里、想什么、做什么，依靠组织解决问题。
做到以上的培训和沟通，还有什么工作完成不了呢?
时间管理之——监督与指导(15%)
很多的项目经理都有这样的困惑，主管的执行力为什么这么差?交代的工作老是完成不了。这个问题很容易找到答案，就是项目经理安排完工作没有去检查和跟进，一次这样，两次这样，三次也这样，执行的人就摸清规律，反正领导安排了也不检查，完成和不完成也没有人追究，索性就不做了。
监督和指导是一个不能忽略的环节，这个比例要占到时间管理的15%，要求项目经理必须在工作安排完之后有后续的指导和跟进，务必到一线去检查，随时纠正工作中的失误和偏差，给予必要的指导，也可以手把手的培训，让员工在最短的时间内完成任务。
如果安排完了不去监督和指导，最后的结果可想而知。因为工作是人完成的，不是机器人或流水线，缺少了监督的团队，出现错误是必然的，想减少错误的出现，就必须做到监督和指导。
时间管理之——质量评估(10%)
很多的项目经理总以为工作安排下去了就万事大吉了，为何总是八九不离十的完成不好?原因是少了质量评估。项目经理走下去检查和督导，就有了发言权，就知道每一个岗位上员工的工作状态，工作是否饱和?工作是否按照预定的计划在进行?员工是否在全力以赴?还是在应付?主管是在现场指导还是做甩手大掌柜等等，都在你检查的视线中。
作为时间管理中的质量评估应占到的比例是10%，意思很明显，就是要求项目经理在检查督导的过程中，不要忘记纠正员工在工作中与标准作业的偏差或偏移，及时纠正工作不细、工作拖拉等现象，及时提醒注意事项和完成时间节点，增加其工作压力，增强完成工作的责任心，最重要的是要评估制定的工作计划和实施的标准是否科学和实用，对于不合理、不科学的地方要及时发现、调整，最终实现用最好的质量、最简洁的流程、最快的效率完成预定的工作。
时间管理之——学习(7%)
对于学习，古今中外励志的案例比比皆是。凡是成功人士都重视学习的重要性，毛泽东曾笑谈“三天不学习，赶不上刘少奇”，可见学习的重要性。尤其是在移动互联网思维的今天，尤其对项目经理来说，如果不注重学习，就很容易和这个时代脱轨。物业管理发展到今天，不光是四大专业服务，而是逐渐延伸的大数据、资源整合、线上线下的互动、资产管理和运营及客户体验上的真枪实战。
而项目经理的知识面和阅历也要随着时代的创新而创新、进步而进步。除了做好本职工作外，管理培训、物业管理书籍订阅、管理微信号的关注、兄弟单位的交流互动、走出去考察等等都是学习的好机会，学以致用、知行合一，就能在自己管理的领域里精彩绽放。如果不注重学习，不接触新鲜事物，不学会拥抱互联网，不试图学会改变，只能是坐以待毙，坐吃山空。
时间管理之——总结与反思 (8%)
一个好的管理系统应当是能够进行自我修正和完善的系统。定期的检查与回顾，能够让我们在忙碌中静下心来，回过头来审视自己，帮助我们理清方向与目标，发现问题与不足，帮助我们找到改进的契机，实现持续的改进。每天的总结与反思是我们成长与进步的阶梯。走向从容的道路是一个循序渐进的过程，是一个逐步完善的过程。
以笔者为例，一般在编制每月、每周、每日计划时进行总结，即将总结分为每月总结、每周总结、每日总结三个层次。
每月总结一般放在每月的最后一天编制下月计划时进行。总结和反思的重点是自己的长期目标、年度目标、上月计划完成情况：检查整顿一下自己的支持系统;检查一下自己的任务清单。月度总结的目的是保证自己做正确的事，让自己的方向更明确，目标更清晰，更能抓住工作生活的重点;是为了及时发现并校正系统中存在的问题，使自己处于从容不迫的状态。
每周总结一般放在周末编制下周计划时进行，通常会让这段时间保持相对的安静。每周的重点是月度计划及其进展情况，上周计划完成情况，反思存在的问题与不足，思考如何改进，总结本周好的经验，并有意识地在今后的工作生活中运用;回顾任务清单、工作跟踪，考虑哪些工作能够在本周安排，哪些委托、授权的工作需要在本周进行检查与督促;反思自己的工作与私人生活是否平衡;反思自己一周的状态如何。通过每周有意识的反思，让自己有一个积极的心态、注重效率、关注结果，保证目标任务的推进实现。
每日总结和反思是总结的重点，一般放在下班前半小时或临睡前进行。5F法则，就是运用5个手指(Finger)进行反思考。
大拇指(1F)代表心态：反问自己：你今天快乐吗?充实吗?自信吗?有成就感吗?精力充沛吗?坚守承诺吗?不管回答是肯定还是否定，你都应当问一下自己为什么，如何保持及改进。
食指(2F)代表目标：回顾一下自己今天的目标都实现了吗?没有实现的目标，分析原因。
中指(3F)代表效率：反问一下自己今天的工作有效率吗?在时间管理方面有什么收获及进步?
无名指(4F)代表学习、发现、创新、进步：反问自己我今天学了什么?有什么发现?有哪些创新和进步?
小拇指(5F)代表情感：反问自己今天我为家人、同事、朋友、社会做了什么?我传递给他们积极的情感了吗?他们今天给我传递了哪些美好的东西?
你可以根据你自己的爱好确定你的总结个反思内容，你也可以建立检查表来帮助你明细总结与反思内容。但你一定要坚持总结与反思，它使你保持清醒，使你进步，是你走向从容的必由之路。
时间管理之——弹性时间(10%)
弹性工作是指在完成规定的工作任务或固定的工作时间长度的前提下，可以自由选择工作的具体时间安排，代替统一固定上下班时间的制度。那对于项目经理而言，弹性的时间也就是自我放松的时间。在这段时间里，可以喝上一杯咖啡、好茶，可以听一段喜欢的音乐，或者小憩一下，也可以电话、QQ或微信和朋友聊聊天，放松一下紧张的心情，舒展一下压抑的情绪，理顺一下杂乱的心境，让自己的思想和灵魂放松、放空，达到彻底的休整，休息好了，调整好了，再重新轻装上阵，工作的效率和质量就会有更好的提高。休息好了，才能走更远的路。
综上所述，制定工作计划、制定规章制度、培训沟通、监督与指导、质量评估、学习、总结与反思和弹性时间构成了项目经理时间管理中八大内容，如果这八大时间管理灵活的运用到实际的工作中去，项目经理对时间的掌控和工作的合理安排就游刃有余，那么实现一个项目的和谐运转就顺理成章了。
原标题：时间管理在项目经理工作中的运用
